Reglur um birtingu gagna með fundargerðum á vef Múlaþings

1. gr. Tilgangur

 Stefna Múlaþings er að stjórnsýsla sveitarfélagsins sé opin og að búar geti með einföldum hætti fylgst með störfum sveitarstjórnar og nefnda.

Reglum þessum er ætlað að tryggja að íbúar Múlaþings hafi greiðan aðgang að tilteknum gögnum sveitarfélagsins og fyrirtækjum sem það á aðild að, sem lögð eru fram í sveitarstjórn, byggðaráði og fastanefndum á vegum sveitarfélagsins, eftir því sem lög og reglugerðir heimila.

Tilgangur þessara reglna er að birting gagna með fundargerðum sé byggð á málefnalegum forsendum í samræmi við upplýsingalög nr. 140/2012, stjórnsýslulög nr. 37/1993 og lög nr. 90/2018 um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga.

2. gr. Markmið

Markmið með þessum reglum er að leiðbeina fulltrúum í nefndum, starfsmönnum og riturum nefnda og samhæfa vinnulag við birtingu gagna með fundargerðum á vef Múlaþings, í samræmi við lög og reglugerðir.

3. gr. Gildissvið

Reglur þessar skulu gilda þegar tekin er ákvörðun um hvort birta skuli gögn sem lögð eru fyrir sveitarstjórn, byggðaráð og fastanefndir Múlaþings á vef sveitarfélagsins.

4. gr. Meginreglan um birtingu gagna

Við birtingu á fundargerðum ráða og nefnda Múlaþings á vef sveitarfélagsins skulu jafnframt gerð aðgengileg þau gögn sem varða viðkomandi mál og fylgdu fundarboði eða lögð voru fram á viðkomandi fundi, nema undantekningarreglur 5. og 6. gr. reglna þessa eða lög hindri slíka birtingu.

5. gr.  Gögn sem óheimilt er að birta

Eftirfarandi gögn er óheimilt að birta:

• Gögn um einka- eða fjárhagsmálefni einstaklinga, fyrirtækja og lögaðila sem sanngjarnt er og eðlilegt að leynt fari.
• Bréfaskipti við sérfróða aðila til afnota í dómsmáli eða við athugun á því hvort slíkt mál skuli höfðað.
• Vinnuskjöl og innri minnisblöð til eigin nota.
• Samninga við aðra en opinbera aðila nema fyrir liggi samþykki samningsaðila
• Gögn sem varða einstaka starfsmenn sveitarfélagsins.
• Gögn sem teljast trúnaðarmál og varða einkamálefni eða fjárhagsmálefni einstaklinga, fyrirtækja og annarra lögaðila.
• Gögn sem falla undir ákvæði laga um þagnarskyldu og persónuvernd.

6. gr.  Gögn sem ekki er skylt að birta

Ekki er skylt að birta eftirfarandi gögn ef sérstakar ástæður mæla gegn slíkri birtingu:

• Gögn er varða tillögur eða viðræður við ríkið um fjárhagsmálefni sveitarfélaga.
• Gögn er varða fjárhags- eða viðskiptahagsmuni sveitarfélagsins.
• Önnur gögn sem falla undir undanþáguákvæði upplýsingalaga nr. 140/2012.
• Gögn sem málsaðili óskar sérstaklega eftir að verði ekki birt.

7. gr.  Áhrif persónuverndar á birtingu gagna með fundargerðum

Hafi gögn sem birta á með fundargerðum að geyma upplýsingar sem beint eða óbeint má rekja til tiltekins einstaklings, látins eða lifandi, telst slík birting til vinnslu persónuupplýsinga sem fellur undir efnislegt gildissvið laga nr. 90/2018 um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga.

Við birtingu gagna sem innihalda persónuupplýsingar skal meðferð þeirra ávallt vera í samræmi við vandaða vinnsluhætti persónuupplýsinga og meginreglur 8. gr. persónuverndarlaga. Það er ófrávíkjanlegt skilyrði vinnslu persónuupplýsinga að þær skulu unnar með lögmætum, sanngjörnum og gagnsæjum hætti og ekki umfram það sem nauðsynlegt er miðað við tilgang vinnslunnar.

8. gr.  Ábyrgð á birtingu gagna á heimasíðu

Ákvörðun um birtingu gagna skal vera á ábyrgð þess aðila sem ritar fundargerð og annast birtingu hennar á heimasíðu Múlaþings í samráði við formann nefndar.

9. gr.  Upplýsingaréttur almennings

Að öðru leyti en hér er kveðið fer um upplýsingarétt almennings eftir ákvæðum upplýsingalaga nr. 140/2012, stjórnsýslulaga nr. 37/1993 og eftir atvikum laga nr. 90/2018 um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga.

10. gr. Gildistaka

Reglur þessar eru settar með vísan til sveitarstjórnarlaga nr. 138/2011, upplýsingalaga nr. 140/2012, stjórnsýslulaga nr. 37/1993, laga nr. 90/2018 um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga og samþykkta um stjórn Múlaþings.

Samþykkt á 55. fundi byggðarráðs Múlaþings 5. júní 2022