Persónuverndarstefna

Múlaþing (einnig nefnt sveitarfélagið) hefur einsett sér að tryggja áreiðanleika, trúnað og öryggi persónupplýsinga sem sveitarfélagið og allar undirstofnanir þess vinna með. Sveitarfélagið hefur á þeim grundvelli sett sér svohljóðandi persónuverndarstefnu:

1. Tilgangur og gildissvið

Múlaþing leitast við að uppfylla í hvívetna þá persónuverndarlöggjöf sem er í gildi hverju sinni og er stefna þessi byggð á lögum, nr. 90/2018, um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga (hér eftir nefnd persónuverndarlög).

Með stefnu þessari leggur sveitarfélagið áherslu á mikilvægi þess að gætt sé að því að öll vinnsla persónuupplýsinga innan sveitarfélagsins fari fram í samræmi við ákvæði persónuverndarlaga.

Stefna þessi gildir um sérhverja vinnslu persónuupplýsinga innan sveitarfélagsins, en þegar vísað er til sveitarfélagsins í stefnu þessari er einnig átt við stofnanir og nefndir á vegum þess.

Persónuverndarstefna þessi lýsir vinnslu sveitarfélagsins á persónupplýsingum. Sveitarfélagið mun auk þess leitast við að veita þeim einstaklingum sem unnið er með persónuupplýsingar um nánari fræðslu um þá vinnslu sem sveitarfélagið hefur með höndum hverju sinni, eftir því sem við á. Ýmsar stofnanir sveitarfélagsins kunna einnig að setja sínar eigin persónuverndarstefnur.

2. Hvað er vinnsla persónuupplýsinga?

Persónupplýsingar í skilningi stefnu þessarar eru hvers kyns upplýsingar um persónugreindan eða persónugreinanlegan einstakling, þ.e. upplýsingar sem hægt er að rekja beint eða óbeint til ákveðins einstaklings. Upplýsingarnar sem eru ópersónugreinanlegar teljast ekki persónuupplýsingar.

Undir hugtakið vinnsla fellur öll notkun og meðferð persónuupplýsinga, s.s. söfnun, skráning, varðveisla og eyðing.

3. Hvernig vinnur sveitarfélagið persónuupplýsingar?

Öll vinnsla sveitarfélagsins á persónupplýsingum fer fram í skýrum tilgangi og byggist á lögmætum grundvelli samkvæmt persónuverndarlögum. Gætt er að því að persónuupplýsingar séu ekki unnar frekar á þann hátt að vinnslan sé ósamrýmanleg hinum upphaflega tilgangi vinnslunnar.

Sveitarfélagið leggur áherslu á að ekki sé gengið lengra í vinnslu persónuupplýsinga en þörf krefur, til að ná því markmiði sem stefnt er að með vinnslunni.

Til að tryggja að unnið sé með persónuupplýsingar í samræmi við meginreglur persónuverndarlaga veitir sveitarfélagið starfsfólki sínu fræðslu og þjálfun í því hvernig skuli umgangast slíkar upplýsingar.

4. Um hverja safnar sveitarfélagið persónuupplýsingum?

Við rekstur á sveitarfélagi safnast óhjákvæmilega ýmsar persónuupplýsingar um mismunandi hópa einstaklinga og er vinnsla slíkra upplýsinga oft á tíðum nauðsynleg svo sveitarfélagið geti sinnt lögbundnu hlutverki sínu.

Sveitarfélagið safnar og vinnur t.a.m. persónuupplýsingar um:

• íbúa og aðra skjólstæðinga sveitarfélagsins
• starfsfólk sveitarfélagsins
• einstaklinga sem eru í samskiptum við sveitarfélagið og
• tengiliði viðskiptamanna, birgja, verktaka, ráðgjafa, stofnanna, og annarra lögaðila sem sveitarfélagið er í samningssambandi við.

5. Hvaða persónupplýsingum safnar sveitarfélagið?

Múlaþing safnar og varðveitir ýmsar persónuupplýsingar um framangreinda flokka einstaklinga, en þó eingöngu upplýsingum sem eru nauðsynlegar og viðeigandi með hliðsjón af tilgangi vinnslunnar hverju sinni. Þannig er ólíkum persónuupplýsingum safnað um ólíka flokka einstaklinga og fer vinnsla og söfnun á persónupplýsingum eftir eðli sambandsins sem er á milli sveitarfélagsins og viðkomandi einstaklings. Þannig er umfangsmeiri upplýsingum t.d. safnað um íbúa sveitarfélagsins og starfsmenn heldur en aðra.

Undir tilteknum kringumstæðum safnar sveitarfélagið viðkvæmum persónuupplýsingum, s.s. um heilsufar, trúarbrögð, aðild að stéttarfélagi og þjóðernislegan uppruna. Sérstök aðgát er höfð við vinnslu slíkra upplýsinga.

Múlaþing aflar að mestu persónupplýsinga beint frá þeim einstaklingi sem upplýsingarnar varða. Við tilteknar aðstæður geta upplýsingarnar þó komið frá þriðja aðila, t.d. Þjóðskrá, heilbrigðisstofnun eða öðrum þriðja aðila. Þegar upplýsinga er aflað frá þriðja aðila mun sveitarfélagið leitast við að upplýsa um slíkt, eftir því sem við á.

6. Á hvaða grundvelli safnar sveitarfélagið persónupplýsingum?

Múlaþing safnar persónuupplýsingum fyrst og fremst til að geta uppfyllt skyldur sínar á grundvelli laga sem gilda um rekstur og þjónustu sveitarfélaga. Þá safnar sveitarfélagið einnig persónupplýsingum vegna samningssambands sem sveitarfélagið er í, t.d. við starfsfólk eða verktaka, eða til að koma slíku samningssambandi á. Þá byggir sveitarfélagið suma vinnslu jafnframt á samþykki hinna skráðu, s.s. vegna myndbirtingar í skólum og leiksskólum, og á lögmætum hagsmunum sveitarfélagsins, s.s. vegna eftirlits í öryggis- og eignavörsluskyni. Sem opinber aðili getur vinnsla sveitarfélagsins jafnframt verið nauðsynleg við beitingu þess opinbera valds sem sveitarfélagið fer með.

7. Varðveislutími

Þar sem Múlaþing er afhendingarskyldur aðili á grundvelli laga, nr. 77/2014, um opinber skjalasöfn, er sveitarfélaginu óheimilt að ónýta eða farga nokkru skjali sem fellur undir gildissvið laganna, nema með heimild þjóðskjalavarðar. Almennt eru þær persónuupplýsingar sem sveitarfélagið vinnur afhentar Héraðsskjalasafni Austfirðinga að þrjátíu árum liðnum.

8. Hvernig er öryggi persónupplýsinga tryggt?

Sveitarfélagið leitast við að grípa til viðeigandi tæknilegra og skipulegra ráðstafana til að vernda persónuupplýsingar, með sérstöku tilliti til eðlis þeirra. Þessum ráðstöfunum er ætlað að vernda persónuupplýsingar gegn því að þær glatist eða breytist fyrir slysni og gegn óleyfilegum aðgangi, afritun, notkun eða miðlun þeirra.

Sveitarfélagið stuðlar að virkri öryggisvitund starfsmanna með viðeigandi fræðslu og þjálfun varðandi öryggi við vinnslu persónuupplýsinga.

9. Miðlum upplýsinga til þriðja aðila

Múlaþing kann að miðla persónuupplýsingum til þriðja aðila af mismunandi ástæðum. Þannig geta þriðju aðilar sem veita sveitarfélaginu upplýsingatækniþjónustu haft aðgang að persónupplýsingum, en sveitarfélaginu kann einnig að vera skylt samkvæmt lögum að afhenda þriðja aðila persónuupplýsingar.

Múlaþing semur eingöngu við utanaðkomandi aðila sem tryggja öryggi persónuupplýsinga sem þeir vinna með fyrir hönd sveitarfélagsins. Þá mun sveitarfélagið ekki miðla persónuupplýsingum utan Evrópska efnahagssvæðisins nema slíkt sé heimilt á grundvelli viðeigandi persónuverndarlöggjafar.

10. Réttindi einstaklinga samkvæmt persónuverndarlögum

Einstaklingar hafa rétt til að vita hvaða persónuupplýsingar sveitarfélagið vinnur um þá og geta eftir atvikum óskað eftir afriti af upplýsingunum er varða þá sjálfa. Þá geta einstaklingar fengið rangar persónuupplýsingar um sig leiðréttar og, í einstaka tilvikum, persónuupplýsingum um sig eytt. Jafnframt geta einstaklingar í ákveðnum tilvikum mótmælt vinnslu persónuupplýsinga og óskað eftir því að vinnsla þeirra verði takmörkuð. Óski einstaklingur eftir að flytja upplýsingar um sig til annars aðila, t.d. til annars sveitarfélags, getur viðkomandi einnig átt rétt á að fá persónuupplýsingar sínar afhentar á tölvutæku formi eða að þær verði fluttar beint til viðkomandi þriðja aðila.

Í þeim tilvikum er vinnsla sveitarfélagsins byggir á samþykki getur sá sem samþykki veitti alltaf afturkallað það.

Sveitarfélagið virðir framangreind réttindi einstaklinga samkvæmt persónuverndarlögum.

Leitast er við að bregðast við öllum beiðnum innan mánaðar frá viðtöku þeirra. Sé um að ræða umfangsmikla eða flókna beiðni mun sveitarfélagið upplýsa um slíkar tafir sem að því geta leitt og leitast við að svara í síðasta lagi innan þriggja mánaða frá viðtöku á beiðni.

11. Ábyrgð á grundvelli persónuverndarlaga

Ábyrgð á þeirri vinnslu persónuupplýsinga sem fer fram innan sveitarfélagsins er mismunandi eftir því hvort sveitarfélagið sjálft, einstök svið þess eða stofnanir á vegum þess ákveða tilgang og aðferð við vinnsluna. Þannig er grunnskólar sveitarfélagsins t.a.m. ábyrgðaraðilar þeirra persónuupplýsinga sem þeir vinna.

12. Fyrirspurnir og kvörtun til Persónuverndar

Hafi einstaklingar spurningar um persónuverndarstefnu þessa eða hvernig sveitarfélagið varðveitir eða vinnur persónuupplýsingarnar að öðru leyti, geta þeir ávallt haft samband við persónuverndarfulltrúa Múlaþings sem mun leitast við að svara fyrirspurnum og leiðbeina einstaklingum um réttindi þeirra samkvæmt persónuverndarstefnu þessari og persónuverndarlögum.

Ef einstaklingur er ósáttur við vinnslu Múlaþings á persónuupplýsingum hans getur hann jafnframt sent erindi til Persónuverndar (www. personuvernd.is).

13. Samskiptaupplýsingar

Persónuverndarfulltrúi Múlaþings hefur umsjón með eftirfylgni við persónuverndarstefnu þessa og framfylgni við persónuverndarlög.

Hægt er að hafa samband við persónuverndarfulltrúa sveitarfélagsins með því að senda honum tölvupóst á netfangið personuvernd@mulathing.is

Samskiptaupplýsingar sveitarfélagsins:

Skrifstofa Múlaþings
Lyngási 12
700 Egilsstaðir
Sími: 470-0700

14. Endurskoðun

Sveitarfélagið getur frá einum tíma til annars breytt persónuverndarstefnu þessari í samræmi við breytingar á viðeigandi lögum og reglugerðum eða vegna breytinga á því hvernig sveitarfélagið vinnur með persónuupplýsingar. Verði gerðar breytingar á stefnu þessari verður slíkt kynnt á heimasíðu Múlaþings

Allar breytingar sem kunna að verða gerðar á stefnunni taka gildi eftir að uppfærð útgáfa hefur verið birt.

Samþykkt á fundi byggðarráðs Múlaþings þriðjudaginn 12. janúar 2020