Fara í efni

Fræðslubréf um vinnslu Múlaþings á persónuupplýsingum starfsumsækjenda

Tilgangurinn með fræðslubréfi þessu er að tryggja starfsumsækjendum lögboðna fræðslu á vinnslu Múlaþings, og stofnana þess, á persónuupplýsingum þess við afgreiðslu og meðferð starfsumsókna.

Þegar sótt erum starf þurfa ýmsar persónuupplýsingar að fylgja með umsókninni svo unnt sé að meta hæfni einstaklings í viðkomandi starf. Markmið þessa fræðslubréfs er að tilgreina hvernig sveitarfélagið aflar og notar persónuupplýsingar starfsumsækjanda í tengslum við starfsumsókn. Að öðru leyti vísast til persónuverndarstefnu sveitarfélagsins.

Vinnsla persónuupplýsinga er nauðsynlegar þáttur við afgreiðslu starfsumsókna. Mikið er lagt upp úr því að vernda persónuupplýsingar og að meðferð þeirra sé almennt í samræmi við ákvæði laga nr. 90/2018 um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga (persónuverndarlög). Öll vinnsla persónuupplýsinga við meðferð starfsumsókna fer ávallt fram í skýrum, lögmætum og málefnalegum tilgangi og þá skal þess gætt að upplýsingarnar séu viðeigandi og ekki umfram það sem nauðsynlegt er.

Ábyrgðaraðili

Sveitarfélagið Múlaþing, kt. 660220-1350, Lyngási 12, 700 Egilsstaðir, telst vera ábyrgðaraðili vegna eftirfarandi ráðninga á eftirfarandi stöðum:
  • Bæjarskrifstofan
  • Dagdvöl aldraðra í Hlymsdölum
  • Búsetueining fatlaðra í Miðvangi og Blár-og Hamragerði
  • Stólpi
  • Geðræktarmiðstöð í Ásheimum
  • Vinnuskólinn
  • Þjónustumiðstöð (Áhaldahús)
  • Félagsmiðstöðvar (Nýjung og Vegahúsið)
  • Sláturhúsið

Hægt er að hafa samband við sveitarfélagið með því að hringja í síma 4 700 700 eða með tölvupósti á mulathing@mulathing.is

Sveitarfélagið telst einnig ábyrgðaraðili vegna ráðninga æðstu stjórnenda á eftirfarandi stöðum:

  • Leikskólastjórum hjá leikskólum sveitarfélagsins

  • Tónlistaskólastjóra hjá tónlistarskólum sveitarfélagsins

Þegar um ráðningu annarra starfsmanna er að ræða í fyrrgreindum starfseiningum þá telst viðkomandi starfseining vera ábyrgðaraðili. 

Hvaða persónuupplýsingar um starfsumsækjendur vinnur ábyrgðaraðili með? 

Ábyrgðaraðili aflar og varðveitir ýmsar upplýsingar um starfsumsækjendur. Tegund starfa getur ráðið því hvaða upplýsingum er safnað.

Upplýsingar sem unnið er með um starfsumsækjendur eru helst:

  • Samskiptaupplýsingar, t.d. nafn, kennitölu, heimilisfang, símanúmer og netfang
  • Upplýsingar úr umsóknargögnum (ferilskrá, kynningarbréf og meðmæli/umsagnir) sem afhent eru sem hluti af umsóknarferli, þ.m.t. upplýsingar um menntun, þjálfun og starfsreynslu
  • Upplýsingar úr ráðningarviðtölum
  • Umsagnir sem aflað er frá umsagnaraðilum með leyfi umsækjanda
  • Upplýsingar um nánasta aðstandanda
  • Upplýsingar um innihald sakaskráa, þ.e. upplýsingar sem varða sakfellingar í refsimálum
  • Upplýsingar til að útbúa ráðningarsamning ef að ráðningu verður, s.s. bankareikning, persónuafslátt, stéttarfélagsaðild, lífeyrissjóðsaðild og séreignarsjóðsaðild.

Auk þess kann einnig að vera að safnað og unnið sé með aðrar upplýsingar sem umsækjandi lætur sjálfur í té, s.s. ljósmynd, hjúskaparstöðu og ástæðu umsóknar svo eitthvað sé nefnt.

Hvaða vinnsla persónuupplýsinga fer fram um starfsumsækjendur og í hvaða tilgangi?

Megintilgangur vinnslu persónuupplýsinga við meðferð starfsumsókna er að geta metið hvort viðkomandi umsækjandi uppfylli þær kröfur sem gerðar eru vegna ráðningar í störf og hver teljist vera hæfasti umsækjandinn.

Aðeins er safnað upplýsingum sem eru nauðsynlegar og viðeigandi hverju sinni og ræðst það af eðli vinnslunnar hverju sinni. Upplýsingar verða ekki notaðar í öðrum tilgangi nema með fullri vitneskju og eða samþykki umsækjanda.

Vinnsla persónuupplýsinga um umsækjendur fer almennt fram á grundvelli samþykkis skráðs einstaklings, samnings við skráðan einstakling, lagaskyldu eða lagaheimildar, og verks sem unnið er í þágu almannahagsmuna eða við beitingu opinbers valds. Þá fer vinnsla viðkvæmra persónuupplýsinga einungis fram er uppfyllt eru lagaskilyrði fyrir slíkri vinnslu, s.s. með vísan til 2., 6., 7., 8., og 11. tl. 1. mgr. 11. gr. persónuverndarlaga.

Hér að neðan má sjá útlistun á vinnslum persónuupplýsinga um starfsumsækjendur í starfsemi ábyrgðaraðila, þ.m.t. hvaða persónuupplýsingar er unnið með, tilgang og lagagrundvöll sérhverrar vinnslu:

Vinnslur ábyrgðaraðila á persónuupplýsingum um umsækjendur sem byggja á samþykki skráðs aðila skv. 1. tl. 9. gr. persónuverndarlaga:

  • Öflun upplýsinga úr sakaskrá – Það kann að vera að unnið sér með upplýsingar sem varða sakfellingar í refsimálum í þeim tilgangi að kanna hvort til staðar afbrotaferill hjá umsækjanda og/eða til að uppfylla lagalegar kröfur.

Vinnslur ábyrgðaraðila á persónuupplýsingum um umsækjendur sem eru nauðsynlegar vegna framkvæmdar samnings eða til að gera ráðstafanir að beiðni hins skráða áður en samningur er gerður skv. 2. tl. 9. gr. persónuverndarlaga:

  • Skráning persónuupplýsinga við gerð ráðningarsamnings (ef að ráðningu verður) – Unnið er með ýmsar upplýsingar s.s. nafn umsækjanda, kt., heimilisfang, símanúmer, netfang, bankareikning, persónuafslátt, skattþrep, stéttarfélagsaðild, lífeyrissjóðsaðild,
    séreignarsjóðsaðild, starfsheiti, ráðningartíma og starfskjör.

Vinnslur ábyrgðaraðila á persónuupplýsingum um umsækjendur sem eru nauðsynlegar til að fullnægja kröfum laga skv. 3. tl. 9. gr. persónuverndarlaga:

  • Móttaka starfsumsókna og fylgiskjala – Unnið er með nafn umsækjanda, kt., heimilisfang, símanúmer, netfang, menntun, hæfni, starfsferil og sakavottorð. Í tilviki starfsumsókna vegna starfa í varðliði er jafnframt unnið með læknisvottorð umsækjanda.
  • Skráning upplýsinga í ráðningarviðtölum – Unnið er með nafn umsækjanda, ástæðu umsóknar og upplýsingar um hæfni og hæfiskröfur.
  • Öflun upplýsinga frá meðmælendum/umsagnaraðilum – Unnið er með upplýsingar um hæfni umsækjanda ásamt viðmóti, viðveru og frammistöðu á fyrrum vinnustað.
  • Aðgangsréttur aðila máls og miðlun upplýsinga um ráðinn umsækjanda til annarra starfsumsækjenda á grundvelli stjórnsýslulaga nr. 37/1993 – Unnið er með allar upplýsingar sem eru til grundvallar ráðningu ráðins umsækjanda og annara umsækjenda.
  • Aðgangsréttur almennings og miðlun upplýsinga um starfsumsækjendur á grundvelli upplýsingalaga nr. 140/2012 – Unnið er með nafn umsækjanda og starfsheiti.
  • Varðveisla persónuupplýsinga á grundvelli laga nr. 77/2014 um opinber skjalasöfn – Unnið er með allar upplýsingar sem finna má í skjölum sem ber að varðveita lögum samkvæmt.

 Hvernig er persónuupplýsingum um starfsumsækjendur safnað

Persónuupplýsingum er safnað um starfsumsækjendur í gegnum umsóknar- og ráðningarferli. Upplýsingarnar fáum við ýmist beint frá umsækjendum eða eftir atvikum frá ráðningarstofum. Það kann að vera að umframupplýsingum sé safnað frá þriðja aðila, þ.m.t. skráðum meðmælendum/umsagnaraðilum.

Viðtakendur persónuupplýsinga um starfsumsækjendur

Ábyrgðaraðili afhendir ekki persónuupplýsingar til utanaðkomandi aðila nema á grundvelli lagaheimildar, stjórnvaldsfyrirmæla, dómsúrskurðar, skriflegs vinnslusamnings eða samþykki hins skráða. Ábyrgðaraðila kann að vera nauðsynlegt að afhenda persónuupplýsingar til utanaðkomandi aðila. Meðal aðila sem ábyrgðaraðili afhendir persónuupplýsingar um starfsumsækjendur eru þriðju aðilar sem veita honum upplýsingatækniþjónustu eða aðra þjónustu sem tengist vinnslu og er hluti af rekstri hans, eftir atvikum ráðningarskrifstofur og ráðgjafarfyrirtæki vegna vinnu þeirra fyrir ábyrgðaraðila í tengslum við umsóknarferli. Þá kann að vera að almenningur óski eftir upplýsingum um starfsumsækjendur á grundvelli upplýsingalaga nr. 140/2012 og er ábyrgðaraðila þá skylt að veita upplýsingar um nafn og starfsheiti umsækjenda þegar umsóknarfrestur er liðinn. Að lokum er ábyrgðaraðila skylt að afhenda persónuupplýsingar um ráðinn einstakling til annarra starfsumsækjenda á grundvelli aðgangsrétts þeirra sem aðilar máls samkvæmt stjórnsýslulögum nr. 37/1993.

Varðveislutími persónuupplýsinga starfsumsækjenda

Ábyrgðaraðili er afhendingarskyldur aðili á grundvelli laga nr. 77/2014 um opinber skjalasöfn. Ábyrgðaraðila er óheimilt að farga eða eyða nokkru skjali sem fellur undir gildissvið laganna, nema á grundvelli lagaheimildar eða sérstakrar heimildar Þjóðskjalasafns. Almennt eru persónuupplýsingar því afhentar Héraðsskjalasafni Austfirðinga að 30 árum liðnum. Að öðru leyti varðveitir ábyrgðaraðili
persónuupplýsingar í samræmi við skyldur sínar samkvæmt lögum nr. 145/1994 um bókhald.

Réttindi vegna vinnslu og varðveislu persónuupplýsinga starfsumsækjenda

Ábyrgðaraðili gætir þess við alla vinnslu persónuupplýsinga að viðeigandi ráðstafanir séu gerðar til að starfsumsækjendur geti neytt réttinda sinna samkvæmt persónuverndarlögum.

Starfsumsækjendur skulu eiga rétt á að vita hvort og þá hvaða upplýsingar ábyrgðaraðili vinnur um þá og geta eftir atvikum óskað eftir afriti af þeim persónuupplýsingum enda standi hagsmunir annarra því ekki í vegi. Þá skulu þeir eiga kost á að óska eftir vitneskju um vinnslu persónuupplýsinga sem þá varðar og þeim skal standa til boða að andmæla vinnslu persónuupplýsinga ef svo á við.
Starfsumsækjendur eiga einnig rétt á að óska þess að rangar, villandi eða ófullkomnar persónuupplýsingar um sig sæti leiðréttingu, að lokað verði fyrir notkun þeirra eða þeim eytt, eftir því sem lög nr. 77/2014 um opinber skjalasöfn heimila.

Sé unnt að verða við beiðni starfsumsækjenda um neytingu réttinda skal hún afgreidd eins fljótt og auðið er og almennt eigi síðar en innan eins mánaðar frá móttöku slíkrar beiðni.

Telji einstaklingur vinnsla ábyrgðaraðila á persónuupplýsingum ekki vera í samræmi við lög eða reglugerðir, getur hann lagt fram kvörtun til Persónuverndar.

Samskipti við ábyrgðaraðila og við Persónuvernd

Persónuverndarfulltrúi ábyrgðaraðila hefur eftirlit með fylgni við gildandi persónuverndarlög. Hann starfar sem tengiliður vegna erinda sem varða persónuupplýsingar og meðferð þeirra af hálfu ábyrgðaraðila, hvort sem um er að ræða fyrirspurnir einstaklinga um vinnslu persónuupplýsinga, ósk þeirra um að fá aðgang að eigin persónuupplýsingum eða önnur erindi sem varða réttindi starfsumsækjenda gagnvart ábyrgðaraðila samkvæmt gildandi persónuverndarlögum.

Hægt er að hafa samband við persónuverndarfulltrúa ábyrgðaraðila með því að senda tölvupóst á netfangið: personuvernd@mulathing.is eða í síma 4700 700. Jafnframt má hafa samband með bréfpósti en þá skal umslagið merkt persónuverndarfulltrúanum og sent á skrifstofu Múlaþings, Lyngás 12, 700 Egilsstadir

Ábendingum vegna öryggismála, t.d. vegna veikleika eða öryggisbrests á vegum ábyrðgaraðila, má jafnframt beina til persónuverndarfulltrúa.

Komi upp ágreiningur um meðferð persónuupplýsinga er unnt að senda kvörtun til Persónuverndar með því að senda tölvupóst á netfangið: postur@personuvernd.is eða með því að senda bréfpóst til: Persónuvernd, Rauðarárstígur 10, 105 Reykjavík Ísland.ð

Síðast uppfært 21. október 2022
Getum við bætt efni þessarar síðu?