Reglur um ráðningar hjá Múlaþingi

Reglur þessar sbr. 52 gr. samþykkta um stjórn Múlaþings hafa það markmið að tryggja samræmd, gagnsæ og fagleg vinnubrögð í starfsmannaráðningum í samræmi við lög, samþykktir sveitarfélagsins og góðar stjórnsýsluvenjur. Þetta á við um allar ráðningar hjá sveitarfélaginu

1. Ráðning sveitarstjóra

Um ráðningu sveitarstjóra fer eftir samþykktum um stjórn Múlaþings.

2. Um ráðningar stjórnenda

Sveitarstjóri ræður þá embættismenn sem heyra beint undir sveitarstjóra í skipuriti og veitir þeim lausn frá störfum í samráði við viðkomandi ráð og stjórnir. Enn fremur ræður sveitarstjóri að fengnum tillögum viðkomandi fagnefnda, framkvæmdastjóra fyrirtækja með sjálfstæðan fjárhag sem er í eigu sveitarsjóðs Múlaþings. Sveitarstjóri í samráði við viðkomandi heimstjórn ræður fulltrúa sveitarstjóra á hverjum stað og fulltrúi sveitarstjóra starfar með viðkomandi heimastjórn

Embættismenn og stjórnendur sviða, ráða stjórnendur stofnana og aðra starfsmenn viðkomandi sviðs í samráði við sveitarstjóra, sbr. 56. gr. sveitarstjórnarlaga og II. viðauka við samþykkt um stjórn Múlaþings og innan fjárheimildar í fjárhagsáætlun sveitarfélagsins.

3. Um ráðningu annarra starfsmanna

Stjórnendur stofnanna ráða aðra starfsmenn í samráði við sinn næsta yfirmann, sbr. II. viðauki samþykktar um stjórn Múlaþings og innan fjárheimildar í fjárhagsáætlun sveitarfélagsins.

Um ráðningu starfsmanna fer að öðru leyti samkvæmt reglum þessum. Í þeim er fjallað um ráðningarsamband, hvað telst til fastra starfa, hvernig skuli standa að auglýsingu starfa, hvernig skuli staðið að ráðningu lausráðinna starfsmanna, heimildir forstöðumanna til ráðninga og önnur atriði sem mikilvæg eru.

4. Ósk um ráðningu

Farið er eftir lögum og kjarasamningum við ráðningu starfsmanna til sveitarfélagsins. Þegar starf losnar skal fara fram mat á þörf starfsins, endurskipulagningu þess eða tengdra starfa. Liggi ekki til grundvallar nægar forsendur fyrir starfinu ber að leita hagræðingar innan veggja hlutaðeigandi stofnunar eða skipuritsins í heild, starfið sameinað öðru, eða lagt niður.

Forstöðufólk sendir beiðni til síns sviðsstjóra sem og verkefnisstjóra mannauðs með ósk um að ráða inn starfsmann og færir rök fyrir þeirri beiðni.

5. Heimild fyrir ráðningu

Í fjárhags- og starfsáætlun hvers árs er gerð grein fyrir heimiluðum fjölda stöðugilda hverju sinni. Eigi má ráða í nýja stöðu nema fyrir liggi heimild í fjárhagsáætlun ársins. Forstöðumenn stofnana geta sótt um auknar heimildir til byggðarráðs, innan fjárhagsáætlunar ársins, að gefnum rökstuðningi sem sviðsstjóri viðkomandi sviðs samþykkir. Gera skal grein fyrir kostnaði í rökstuðningi fyrir aukinni heimild. Að öllu jöfnu skal miðað við að umsóknir um fjölgun stöðugilda skuli afgreiddar í tengslum við gerð fjárhagsáætlunar.

6. Ráðningar stjórnenda og annars starfsfólks með tilliti til jafnréttissjónarmiða

Allar ráðningar skulu skulu vera málefnalegar og gætt að því að umsækjendum sé ekki mismunað sbr. 7. – 9. gr. laga nr. 86/2018 um jafna meðferð á vinnumarkaði.

7. Starfsmat og starfslýsing

Starfslýsing viðkomandi starfs er endurskoðuð af verkefnisstjóra mannauðs, forstöðumanni og/eða sviðsstjóra og eftir þörfum launafulltrúa og metið hvort þurfi að breyta menntunar- og hæfniskröfum, vinnutilhögun eða verkefnum. Ef um nýtt starf er að ræða, eru helstu kröfur, innihald og markmið starfsins greint og útbúin starfslýsing áður en auglýst er. Einnig þarf að ákvarða fyrir fram í samráði við launadeild í hvaða launaflokk starf raðast út frá starfsmati, og hvaða annarra starfskjara nýr starfsmaður á að njóta, þannig að samningsaðilar viti að hverju er gengið.

8. Auglýsingar starfa

Til að tryggja fagleg og samræmd vinnubrögð og útlit auglýsinga skal senda verkefnisstjóra mannauðs drög að atvinnuauglýsingu minnst tveimur virkum dögum áður en auglýsing er birt í gegnum ráðningakerfi og á heimasíðu Múlaþings eða hún er send til birtingar í öðrum miðlum. Mikilvægt er að vanda vel til auglýsinga hvað varðar málfar og útlit og að upplýsingar séu allar réttar – því starfsauglýsingar sveitarfélagsins eru hluti af ímynd þess. Verkefnisstjóri mannauðs fer yfir auglýsingar og tryggir að þær séu í samræmi við reglur þessar.

Að jafnaði skal auglýsa laus störf, þ.m.t. sumarstörf. Heimilt er að færa starfsfólk innan sveitarfélagsins án auglýsingar. Múlaþing leggur áherslu á starfsþróun og því er mikilvægt að fara vel yfir möguleika á tilfærslu í starfi innan sveitarfélagsins.

Starfslýsingar skulu liggja fyrir áður en gengið er frá ráðningu í starf.

Störf eru auglýst á heimasíðu sveitarfélagsins og öðrum miðlum eftir því sem við á. Miðað er við að umsóknarfrestur sé amk. tvær vikur.

Auglýsing nýrra starfa hjá Múlaþingi skulu einnig send í tölvupósti til allra starfsmanna og/eða birta þær á innri vef starfsfólks. Það hvetur til starfsþróunar og bætir upplýsingaflæði innan stofnunar.

Í auglýsingu skal eftirfarandi koma fram:

• Starfsheiti og starfshlutfall.
• Hvort um framtíðarstarf er að ræða.
• Staðsetningu starfs, landfræðilega og í skipuriti og almennt hlutverk deildar sem starfið tilheyrir.
• Helstu verkefni.
• Kröfur um reynslu, hæfni og færni.
• Aðrar almennar og sértækar kröfur sem gerðar eru til starfsmanns.
• Hvenær æskilegt er að viðkomandi hefji störf.
• Laun eru samkvæmt kjarasamningi Sambands íslenskra sveitarfélaga og viðkomandi stéttarfélags (eða það sem við á).
• Hvatning til einstaklinga af öllum kynjum að sækja um.
• Upplýsingar um umsóknarfrest og hvert eigi að senda umsókn og á hvaða formi.
• Hvaða upplýsingar viðkomandi eigi að láta fylgja með umsókn inni sem er viðeigandi hverju sinni s.s. ferilskrá, prófskírteini og kynningarbréf þar sem m.a. viðkomandi rökstyður hæfni sína.
• Hvernig sé hægt að nálgast nánari upplýsingar.
• Umsækjendur eru beðnir um að kynna sér meðferð persónuupplýsinga í ráðningarferlinu áður en þeir sækja um og vefslóð sem vísar á fræðsluskjal sett inn. Sjá (vefslóð).
• Taka fram ef sakavottorðs verður krafist í ráðningarferlinu (tilmæli frá Persónuvernd).

Ekki þarf að auglýsa störf í þessum tilfellum:

• Tímabundnar ráðningar til allt að 24 mánaða, svo sem vegna orlofs, veikinda, fæðingar- og foreldraorlofs, námsleyfis, önnur en sumarstörf, eða vegna tímabundinna sérstakra aðstæðna sem geta komið upp.
• Ef starfshlutfall starfs sem auglýst er, er lægra en 20%
• Ef starfsmenn sveitarfélagsins eru færðir til í starfi vegna skipulagsbreytinga, hagræðingar eða starfsþróunar. Þá þarf að liggja fyrir rökstuðningur að starfsmaður sem er færður til í starfi, uppfylli kröfur starfs um hæfni, færni og menntun.
• Hlutastörf fyrir einstaklinga með skerta starfsgetu sem teljast til vinnumarkaðsúrræða.

9. Val á umsækjanda

9.1. Reglur um hæfi

Um hæfi aðila sem taka ákvörðun um ráðningu gildir 3. gr. stjórnsýslulaga nr. 37/1993. Í því felst m.a. að forðast að láta skyldleika, vensl, vináttu, eða stjórnmálaskoðanir hafa áhrif á ákvörðunartöku.

Ef viðkomandi aðili telur sig vanhæfan til þess að taka ákvörðun í málinu ber honum að vekja athygli yfirmanns á þeim sbr. 5. gr. stjórnsýslulaga.

9.2. Almennt um ráðningarferlið og ákvörðun um ráðningu í starf

Ákvörðun um ráðningu er stjórnvaldsákvörðun. Málsmeðferð fer því eftir stjórnsýslulögum. Það fyrsta sem hafa ber í huga er leiðbeiningaskylda ef umsækjandi sendir ekki inn fullnægjandi gögn. Stjórnanda ber að uppfylla rannsóknarskyldu og sjá til þess að allar upplýsingar, sem beðið er um, séu í gögnum málsins, s.s. prófskírteini ef byggt er á menntun, sakavottorð ef um það er beðið o.s.frv. Ef ný gögn eru lögð fram sem umsækjandi veit ekki af, s.s. umsagnir 3ja aðila, ber að veita umsækjanda andmælarétt til að gera athugasemdir við þau ef þau eru honum óhagstæð.

Þá er nauðsynlegt að birta ákvörðun með lögmætum hætti, bæði þeim sem ráðinn er og þeim sem ekki eru ráðnir. Í því sambandi er ekki er fullnægjandi að láta ráðningarskrifstofu birta ákvörðun um ráðningu. Bréf um ákvörðun þarf að berast frá þeim aðila sem ræður í starf.

Að lokum þarf að huga að leiðbeiningaskyldu við birtingu ákvörðunar til þeirra sem ekki eru ráðnir. Kynna þarf þeim rétt til rökstuðnings, sbr. 21. gr. stjórnsýslulaga.

9.3. Yfirferð og mat umsókna

Hægt er að bíða með upplýsingagjöf í þrjá daga fram yfir umsóknarfrest til að tryggja að öll gögn hafi borist.

Farið er yfir allar umsóknir sem berast og þær metnar út frá þeirri reynslu, hæfni og færni sem umsækjandi býr yfir miðað við það starf sem er auglýst. Eins er mikilvægt að skoða þætti eins og óútskýrðar eyður í starfsferli, ör starfaskipti, hvort upplýsingar um umsagnaraðila séu veittar og hvort frágangur á umsókn og kynnisbréfi sé vandaður auk fleiri þátta sem gefa betri mynd af umsækjanda. Vanti upplýsingar með umsókn skal umsækjanda gefinn a.m.k. þriggja daga frestur til þess að skila þeim inn.

Ein aðferð við mat umsókna er að skipta umsóknum upp í A, B og C hópa. A hópur uppfyllir allar þær hæfni- og menntunarkröfur sem settar eru fyrir starf, B hópur uppfyllir meirihluta þeirra krafa sem gerðar eru, en C hópur uppfyllir minna en helming þeirra krafa sem gerðar eru. Boða skal alla í viðtal úr hópi A og velja úr bestu umsóknir úr B hópi eftir þörfum.

9.4. Viðtöl

Hringt er í þá umsækjendur sem boða á í viðtal eða þeim sendur tölvupóstur eftir atvikum. Gefa þarf skýra dagsetningu viðtals, tímasetningu og hverja viðkomandi kemur til með að hitta í viðtalinu. Í framhaldinu er sendur tölvupóstur á viðkomandi um staðsetningu og tíma viðtalsins.

Reynt er að haga viðtölum þannig að umsækjendur rekist ekki hver á annan á leið í og úr viðtali. Hægt er að styðjast við skjalið Algengar spurningar í atvinnuviðtali. Mikilvægt er að vanda vel til atvinnuviðtala, gæta þess að þau séu stöðluð og allir umsækjendur sem koma til viðtals séu meðhöndlaðir á sambærilegan hátt. Gæta þarf sérstaklega að því að spurningar séu málefnalegar og án vafa löglegar. Gera skal bráðabirgðamat á hverjum umsækjanda eftir viðtal á meðan allt er ferskt í minni.

Gæta skal sérstaklega að því að skrá niður þær upplýsingar sem umsækjandi veitir í viðtalinu og kunna að hafa þýðingu við úrlausn máls ef þær eru ekki að finna í öðrum gögnum málsins sbr. 1. mgr. 27. gr. upplýsingalaga.

9.5. Mat á umsækjendum eftir viðtöl

Í viðtali fær yfirmaður dýpri innsýn í reynslu, hæfni og færni umsækjanda og því er hægt að leggja betra mat á hvernig það samræmist því starfi sem auglýst er. Að auki er metin samskiptahæfni, viðmót, sjálfstraust, málfar, yfirbragð og hreinskilni umsækjanda. Eftir öll viðtöl er endanlegt mat lagt á umsækjendur og matsskali uppfærður.

9.6. Umsagnaraðilar

Mikilvægt er að hafa samband við umsagnaraðila þeirra sem koma til greina í starfið til að fá betri mynd af umsækjendum en slíkt skal ekki gert nema það liggi fyrir leyfi frá viðkomandi.Að jafnaði skal þess gætt að haft sé samband við umsagnaraðila eftir viðtal við umsækjanda.Umsagnaraðilar skulu almennt fá staðlaðar spurningar.

Gæta skal sérstaklega að því að skrá niður þær upplýsingar sem umsagnaraðili veitir og kunna að hafa þýðingu við úrlausn máls ef þær eru ekki að finna í öðrum gögnum málsins sbr. 1. mgr. 27. gr. upplýsingalaga.

9.7. Öflun sakavottorðs eða upplýsinga úr sakaskrá

Geri lög kröfu um að öflun sakavottorðs eða öflun upplýsinga úr sakaskrá skal slíkt gert áður en ákvörðun um ráðningu er tekin.[1] Notast skal við stöðluð skjöl sveitarfélagsins.

Gætt skal að því að ekki sé aflað upplýsinga umfram það sem lagaákvæðið gerir kröfu um nema málefnaleg ástæða sé til þess.

Afla skal sakavottorðs eða upplýsinga úr sakaskrá eftir því sem lög kveða á um. Ef ekki kemur fram með hvaða hætti eigi að afla þeirra skal leitað eftir skriflegu samþykki umsækjenda áður en þess er aflað.

Ef viðkomandi er á sakaskrá vegna einhverra þeirra brotaflokka, sem koma fram í beiðni til sakaskrár, getur viðkomandi yfirmaður ráðfært sig við verkefnisstjóra mannauðs og/eða sviðsstjóra.

9.8. Ákvörðun um ráðningu

Yfirmaður tekur ákvörðun um ráðningu starfsmanns eftir því sem mælt er fyrir í samþykktum um stjórn Múlaþings og erindisbréf nefnda. Skal ákvörðunin vera byggð á þeim kröfum sem settar voru fram í auglýsingu ásamt öðrum upplýsingum s.s. upplýsingum frá umsækjanda og umsagnaraðilum hans.

Ráða ber hæfasta umsækjandann að því gefnu að hann uppfylli öll skilyrði starfsins. Ef umsækjendur eru jafnhæfir þá: - skal sá ráðinn af því kyni sem færra er af í viðkomandi starfsstétt hjá sveitarfélaginu- skal sá ráðinn sem telst vera fatlaður sbr. 3. mgr. 22. gr. laga nr. 38/2018 um þjónustu við fatlað fólk með langvarandi stuðningsþarfir Ef enginn umsækjandi uppfyllir öll skilyrði starfsins þá þarf að meta það sérstaklega hvort til ráðningar geti komið.Ef viðkomandi hafnar starfinu er gengið á röðina eftir styrkleika. Ef hann þiggur starfið er hann boðaður í ráðningarviðtal með yfirmanni þar sem gengið er frá ráðningarsamningi. Áður en hann mætir þarf hann að skila viðeigandi gögnum fyrir rétta röðun í launaflokk. Leitað er ráðgjafar launafulltrúa og/eða verkefnisstjóra mannauðs um röðun í launaflokk. Í ráðningarviðtali er skrifað undir samning og helstu gögn afhent starfsmanni, sjá skjal: Gátlisti vegna móttöku nýs starfsfólks hjá Múlaþingi.

Þeir umsækjendur sem ekki verða ráðnir fá bréf sent í bréfpóst eða tölvupóst um að ekki verði af ráðningu.

Höfnunarbréf þarf að innihalda eftirfarandi:

• Nafn þess sem ráðinn var
• Þakkir til umsækjanda fyrir sýndan áhuga á starfi og vinnustað.
• Benda skal að hægt sé að óska eftir rökstuðningi um ákvörðun innan 14 daga frá tilkynningu hennar en samkvæmt 2. mgr. 20. og 21. gr. stjórnsýslulaga nr. 37/1993 eiga umsækjendur rétt á að fá framangreinda ákvörðun rökstudda.
• Kveðja og undirskrift.

Ef umsækjandi óskar eftir rökstuðningi skal honum sent bréf, innan 14 daga frá beiðni um rökstuðning, þar sem fram kemur:

• Hver tók ákvörðun og stuttur rökstuðningur fyrir ráðningu.
• Nafn og menntun þess aðila sem var ráðinn.
• Kveðja og undirskrift.

Þegar búið er að hafa samband við umsækjendur, er tölvupóstur sendur til allra starfsmanna sveitarfélagsins þar sem nýr starfsmaður er kynntur, hans helstu verkefni, bakgrunnur og hvaða dag hann kemur til starfa.

9.9. Ef umsækjendur uppfylla ekki kröfur eða umsóknir berast ekki

Ef umsækjendur uppfylla ekki hæfni- og/eða menntunarkröfur, getur yfirmaður hafnað öllum umsóknum. Skal ákvörðunin borin undir verkefnisstjóra mannauðs og þurfa málefnaleg rök að liggja fyrir þeirri ákvörðun. Sé tekin ákvörðun um að framlengja umsóknarfrest til að stækka hóp umsækjenda, þarf að gera það sem fyrst eftir að umsóknarfrestur rennur út og er þá almennt veittur tvöfaldur umsóknarfrestur.

9.10 Trúnaður við umsækjendur

Umsókn um starf er ávallt farið með sem trúnaðarmál milli sveitarfélagsins og viðkomandi umsækjenda.

Vakin er athygli á því að upplýsingar umsækjenda geta verið aðgengilegar öðrum umsækjendum á grundvelli 15. gr. stjórnsýslulaga komi beiðni frá þeim um slíkt. Einnig getur almenningur átt rétt á að fá upplýsingar um nöfn og starfsheiti umsækjenda þegar umsóknarfrestur er liðinn sbr. 2. mgr. 7. gr. upplýsingalaga.

10. Ráðningarsamningur

Ráðningarsamninga ber að gera við alla starfsmenn sbr. ákvæði kjarasamninga og ekki er heimilt að greiða laun nema undirritaður ráðningarsamningur liggi fyrir. Yfirmaður viðkomandi starfsmanns ber ábyrgð á því að samningur sé gerður og skal hann borinn undir verkefnisstjóra mannauðs og launafulltrúa sem yfirfara frágang hans með tilliti til krafna um útfyllingu. Röðun starfsmanns í launaflokk og launaþrep og mat á námskeiðum, menntun og öðrum þáttum skal liggja fyrir við gerð ráðningarsamnings.

 

Reglur samþykktar af sveitarstjórn Múlaþings dags. 12. maí 2021

 

[1] Dæmi um lög sem gera kröfu um slíkt eru t.d. 11. gr. laga nr. 90/2008 um grunnskóla, 6. gr. laga nr. 90/2008 um leikskóla og 10. gr. æskulýðslaga nr. 70/2007.