Reglur Múlaþings um rafræna vöktun öryggismyndavéla

Múlaþing hefur sett sér eftirfarandi reglur um rafræna vöktun öryggismyndavéla. Byggja reglurnar á lögum um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga nr. 90/2018 og reglum nr. 837/2006 um rafræna vöktun og meðferð persónuupplýsinga sem til verða við rafræna vöktun.

Sveitarfélagið Múlaþing, kt. 660220-1350, Lyngás 12, 700 Egilsstaðir, er ábyrgðaraðili að rafrænni vöktun öryggismyndavéla hjá sveitarfélaginu og stofnunum þess.

1.gr. Umfang vöktunar

Múlaþing hefur sett upp stafrænar myndavélar hjá stofnunum sínum þar sem rafræn vöktun er talin nauðsynleg á grundvelli öryggis eða eignavörslu, sbr. 2. gr. reglnanna.

Er myndarvélum almennt komið upp innanhúss; í anddyrum, miðrýmum og öðrum opnum rýmum, og utandyra. Í tilfelli íþróttamiðstöðva sveitarfélagsins þá geta þær verið staðsettar við sundlaug, heita potta, íþróttasal og líkamsræktarsal.

Þeir staðir þar sem vöktun fer fram eru merktir með skýrum hætti. Vöktunin og reglur þessar eru kynntar þeim sem vöktun hefur áhrif á, hvort sem um ræðir nemendur, foreldra og/eða starfsmenn.

2. gr. Tilgangur

Tilgangur með rafrænni vöktun er að varna að eigur í eigu Múlaþings séu skemmdar og að farið sé um byggingar eða aðrar eigur í leyfisleysi og til að stuðla að öryggi á þessum svæðum.

Reglunum er ætlað að tryggja meðalhóf, virða einkalífsrétt þeirra sem sæta vöktun og ganga ekki lengra en nauðsyn ber til.

3. gr. Meginreglur sem gilda um rafræna vöktun

Persónuupplýsingar sem verða til við rafræna vöktun skal fara með í samræmi við 8. gr. laga um persónuvernd og meðferð persónuupplýsinga nr. 90/2018.

Skulu upplýsingar unnar með sanngjörnum, málefnalegum og lögmætum hætti og öll meðferð þeirra samrýmast vönduðum vinnsluháttum persónuupplýsinga.

Upplýsingunum er safnað í yfirlýstum, skýrum og málefnalegum tilgangi, sbr. 2. gr. reglnanna og eru ekki unnar frekar í öðrum og ósamrýmanlegum tilgangi.

Upplýsingum sem safnað er skulu vera nægilegar, viðeigandi og ekki umfram það sem nauðsynlegt er miðað við tilgang vinnslunnar.

4. gr. Varðveisla persónuupplýsinga sem verða til við rafræna vöktun

Upplýsingum sem verða til við rafræna vöktun skal eytt um leið og ekki er lengur málefnaleg ástæða til að varðveita þær.

Upplýsingar sem verða til við rafræna vöktun eru aldrei varðveittar lengur en í 90 daga nema lög heimili eða dómsúrskurður liggi fyrir. Þetta á ekki við um persónuupplýsingar sem verða til við atburðaskráningu eða eru geymdar á öryggisafritum. Sama á við um upplýsingar sem nauðsynlegar eru til að krafa verði afmörkuð, sett fram eða varin vegna dómsmáls eða annarra slíkra laganauðsynja.

Forstöðumönnum stofnana hjá Múlaþingi, þar sem rafræn vöktun öryggismyndavéla fer fram, ber að tryggja að gagnatakmarkanir geri ráð fyrir yfirskrift á stafrænum upptökum áður en 90 daga varðveislu er náð.

5. gr. Skoðun persónuupplýsinga sem verða til við rafræna vöktun

Myndefni úr stafrænum myndavélum verður eingöngu skoðað ef upp koma atvik er varða eignavörslu eða öryggi einstaklinga, s.s. þjófnaður, skemmdarverk eða slys. Einungis forstöðumenn stofnana og þeir sem til þess hafa leyfi hjá Múlaþingi geta skoðað upptökurnar og skulu þeir hafa undirritað trúnaðar- og þagnarskylduyfirlýsingu vegna starfa sinna. Skrásetja skal skoðun á uppteknu efni og skulu ávallt tveir starfsmenn/forstöðumenn vera saman við skoðun efnis úr rafrænum öryggismyndavélum.

Berist krafa frá aðila um skoðun gagna sem hafa orðið til við rafræna vöktun, skulu gögn skoðuð og gengið úr skugga um að upptaka sé af aðila. Ef svo er þá er honum heimilað að skoða efnið eigi síðar en innan eins mánaðar frá móttöku erindis. Komi upp ágreiningur, m.a. vegna hagsmuna þriðju aðila, má vísa honum til úrlausnar Persónuverndar. Getur Persónuvernd þá lagt fyrir Múlaþing að varðveita gögn þar til niðurstaða hennar liggur fyrir

Ef skoðun á myndefni leiðir í ljós að grunur sé um eignarspjöll, slys, slagsmál eða mögulega refsiverða háttsemi þar sem börn koma við sögu skal forsjáraðilum þeirra barna gert viðvart og þeim gerð grein fyrir möguleika á því að fá að vera viðstaddir skoðun á efni.

6. gr. Afhending persónuupplýsinga sem verða til við rafræna vöktun

Hinn skráði getur átt rétt á að fá afhentar upptökur af sér. Beiðni um slíkt skal beina til Múlaþings.

Að öðru leyti eru upptökur almennt ekki afhentar öðrum en lögreglu og þá ef um slys eða meintan refsiverðan verknað er að ræða. Óheimilt er að afhenda þriðja aðila upplýsingar sem safnast hafa með öryggismyndavélum nema með skýru samþykki þess sem upptaka er af eða samkvæmt ákvörðun Persónuverndar.

7. gr. Andmæli við framkvæmd vöktunar

Komi fram athugasemdir eða andmæli við framkvæmd vöktunar og/eða ábendingar um að hún uppfylli ekki þær kröfur sem settar eru í reglum þessum eða lögum er hægt að hafa samband við persónuverndarfulltrúa Múlaþings, með því að senda tölvupóst á netfangið personuvernd@mulathing.is eða hringja í síma 470-0700.

Einnig er hægt að senda kvörtun á Persónuvernd, Rauðarárstíg 10, 105 Reykjavík í bréfapósti eða í gegnum vefsíðu þeirra www.personuvernd.is

8. gr. Gildistaka

Reglur þessar eru settar með vísan til upplýsingalaga nr. 140/2012, stjórnsýslulaga nr. 37/1993, laga nr. 90/2018 um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga og samþykkta um stjórn Múlaþings nr. 1042/2020 með síðari breytingum.

Reglur þessar voru samþykktar á fundi sveitarstjórnar Múlaþings 13. janúar 2021.